Spirou

Spirou, l’assistant que l’on souhaiterait tous avoir !

C’est un business que je ne connaissais pas, les assistants virtuels, et que j’ai découvert en lisant le livre « La semaine de 4 heures » (« The four hours work week » trouvable facilement sur amazon et le site web associé http://fourhourworkweek.com/).

L’assistant virtuel c’est une personne qui vous sert d’assistant personnel mais virtuellement… un peu d’explications :

L’assistant personnel

Si vous n’êtes pas un exécutif d’une fortune 500 ou d’une société du CAC40 comme la majorité des lecteurs de ce blog (au moins 5 au dernier recensement) vous n’avez probablement pas d’assistant(e) personnel.

Un/une assistant(e) personnel c’est ce que l’on appelle plus un(e) secrétaire car c’est dégradant (un peu comme les « techniciens de surface » que l’on appelle plus des hommes ou femmes de ménage… L’assistant est là pour … assister (facile), c’est à dire, prendre en charge les taches besogneuses, répétitives, chiantes et à faible valeur ajoutée que le cadre sup ne souhaite pas faire pour se libérer du temps. Cela peut aller de mettre en page une présentation pour le prochain meeting à prendre rendez-vous chez le dentiste pour le petit dernier, d’aller chercher le costume au pressing ou le café à la cafétéria à faire une recherche sur un dossier d’il y a 2 ans…

« Sandrine, sortez-moi le dossier Tartempion », « Michel vous passerez au pressing poser mon costume et irez chercher mon chien chez Madame Carlina » etc…

On rêve tous d’avoir un Spirou à disposition sans le déguisement de groom (quoi que…)

Le virtuel

Le virtuel, au contraire de l’actuel ou du réel, c’est tout ce qui est pas vraiment là … Wikipédia dit que « Est qualifié de virtuel un être ou une chose n’ayant pas d’existence actuelle (c’est-à-dire dans les faits tangibles), mais seulement un « état potentiel susceptible d’actualisation ».  Un terme qui nous vient du moyen-âge il semblerait (et non pas des romans de William Gibson ou de Phillip K. Dick). L’argent sur votre compte c’est virtuel, l’or dans mon coffre c’est réel  (si seulement), vos actions qui montent c’est virtuel, ce que vous touchez en les vendant c’est réel (en fait c’est virtuel aussi puisque l’argent part sur votre compte), on travaille virtuellement depuis la maison mais on bulle réellement sur facebook au bureau…

L’assistant Virtuel c’est donc une personne qui n’est pas sur place physiquement (localisé en général dans un pays lointain sentant bon le curry et les encens) qui pratique des moyennes salariales bien inférieures aux nôtres et qui peut accomplir des taches à distance… faire votre présentation PowerPoint, mettre en page un rapport, prendre un rendez-vous avec le docteur et le mettre dans votre calendrier, buller sur facebook à votre place (pendant que vous mettez votre blog à jour) ou mettre votre blog à jour (pendant que vous bullez sur facebook).

Il ne pourra pas vous « sortir le dossier tartempion » (sauf si ce dernier est stocké sur dropbox … mais dans ce cas-là tout est perdu) ou vous apporter votre café (sauf si la Nespresso est contrôlée à distance par domotique et que vous avez un petit robot toujours contrôlé à distance pour vous porter le café… tiens ça me donne une idée du coup…)

Ces services sont très répandus, surtout dans les pays anglo-saxons comme les U.S., le Canada, l’Australie ou l’Angleterre. La raison est très simple: du fait que ces services travaillent depuis des pays lointains de majorité anglophone (inde, Bangladesh, chine etc..) ils ne peuvent servir que des personnes anglophones elles-mêmes, et comme notre « beau pays » de fromages qui puent a encore quelques difficultés avec la langue d’Oprah, ce type de service reste minimaliste.

J’ai trouvé une société qui opère en France et dont les A.V. sont basés à Madagascar mais les coûts restent élevés comparés à la concurrence.  Il faut compter 600€ par mois pour une personne dédiée à mi-temps et le double à plein temps. C’est moins cher que d’employer une personne en France soi-même (car les taxes et les salaires sont moindres à Madagascar) mais cela reste une somme importante pour un individu, par contre le service peut avoir un débouché pour une PME/PMI ou un auto entrepreneur qui souhaite de l’aide pour gérer ses clients, je pense à tous ces artisans qui préfèrent être sur leur chantier plutôt qu’au téléphone et à gérer leurs calendriers. Plus d’infos sur http://www.smartelia.com/

Pour les services basés en Inde, il faut compter entre 70USD (50€) par mois pour un service simple et des taches de maximum 15 minutes, à un peu plus pour des services dédiés (7 USD de l’heure minimum).

TIME SAVER

Le premier service que j’ai testé  est TIME SAVER (www.timesvr.com) un service qui semble être basé à Singapour (en anglais) et qui offre un service de base à 70USD par mois avec un nombre illimité de demandes… mais il y a un truc ! Les taches doivent pouvoir être remplies en 15 minutes maximum et une fois que vous avez un certain nombre de demandes en cours (une dizaine apparemment), le temps de réaction est beaucoup plus lent. Il y a également une offre pour acheter des « heures » qui permettent de faire des demandes sans la limite de 15 minutes.

L’inscription se fait assez rapidement et le paiement par PayPal est sécurisé. En cherchant un peu sur le net on peut trouver des bons de réduction pour 15% (soit 60USD/mois) pour les trois premiers mois. Je n’aurais pas tenu plus de 48 heures.

Vous le savez, j’ai un coté emmerdeur (on dit « exigeant ») et j’aime pousser tout système dans ses retranchements… J’ai donc voulu de suite tester le système et le configurer pour mes besoins. J’ai demandé à ce qu’ils puissent avoir accès à mon calendrier Google et à mes pages facebook, cela a été assez simple et en quelques heures les comptes out été créés.

Pendant ce temps quelque bugs dans l’interface m’ont empêchés d’aller de l’avant, j’ai dont créé des taches pour cela…

Je suis passé à des choses un peu plus complexes en leur demandant de faire le suivi sur deux commandes eBay passées le mois dernier, une demande n’a pas été remplie car des échanges d’emails prendraient plus de 15 minutes et l’autre est restée en attente. C’est là que j’ai compris la limite de la dizaine de taches et mon erreur d’avoir créé des taches pour la mise en place et le retour des erreurs d’interface. Mais lorsque j’ai voulu supprimer les taches supplémentaires de nouveau une erreur m’en a empêché.

Après un contact avec le service client pour expliquer les soucis, il s’est avéré que malgré leur cordialité, ils n’étaient pas prêts à faire un geste (je proposais d’étendre la période d’essais de 2 jours) et j’ai donc annulé le service.

Je me suis remis en recherche de services similaire et ai contacté AskSunday, GetFriday, Brickwork et taskseveryday qui sont mentionnés sur le site de Tim Ferris l’auteur du livre à cette adresse http://fourhourworkweek.com/4-hour-workweek-tools/

Je mettrais à jour cet article à fur et à mesure de mes avancées, mais j’aimerais également avoir votre avis sur un tel service, est ce que vous seriez intéressé s’il existait en France à un tarif intéressant ?  Quelles taches penseriez-vous déléguer ?

 

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6 Responses to J’ai testé pour vous : les assistants virtuels

  1. Chris dit :

    Bonjour,
    Je suis en train de chercher une solution de VA également en ce moment et serais intéressé par les retours sur les différentes plateformes que vous avez finalement testées ?
    Une qui permettrait de travailler en francais serait ideale (redaction, reseaux sociaux…).

    Merci d’avance

  2. Comme la plupart des métiers qui existent, je pense d’être assistant virtuel n’est pas aussi dégradant comme certains le pensent. Et le fait que ce soit un travail à distance ou en interne ne change rien. C’est un travail comme un autre, après chacun peut décider ce qu’il veut ou ne veut pas faire.

  3. Ehran dit :

    Merci de vos commentaires. Je n’ai jamais poursuivi ma recherche de V.A. suite à quelques déconvenues et au manque de propositions sérieuses sur le marché des V.A. (ou A.V.) dans le milieu francophone. Ce fut une expérience couteuse et pas rentable du tout à l’époque.
    Comme c’était il y a deux ans, le marché doit avoir changé depuis, peut être l’offre est elle maintenant plus diversifiée ?

  4. Cedric Donck dit :

    Bonjour à vous, j’utilise une assistante virtuelle de chez Smartelia – cité plus haut dans votre article – depuis plus de quatre ans et elle me fait gagner énormément de temps. Elle organise mes mails et répond à mes collaborateur, elle gère mon agenda, fait des réservations de voyage et elle fait aussi pas mal de marketing pour ma société (écrire des articles de blog, faire des posts et des partages linkedin, …) Elle est super car après un petit moment d’apprentissage – elle a du apprendre qui est qui dans ma vie – aujourd’hui elle me fait gagner au moins une heure par jour. Certains peuvent trouver cela cher mais pour moi 600€ par mois pour un mi-temps c’est raisonnable. Bon encore un truc, j’ai recommandé smartelia à d’autres amis et ceux qui sont bien organisés adoptent le service et ne peuvent plus s’en passer, les autres sont déçu… Alors si vous êtes très brouillon vous risquez d’être déçus.

  5. Oui tout a changé, aujourd’hui beaucoup d’entreprises engagent des assistants à distance, non seulement pour bénéficier d’un coût de service moins chère, mais également pour éviter tout le travail que cela implique si elles le font en interne. (RH, infrastructures, …)

  6. Ehran dit :

    Merci pour ce retour d’expérience !!

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